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Contactez les parties correctement pour planifier le rendez-vous

Cela semble assez logique de contacter les parties indiquées par l’agent immobilier. Malheureusement, nous constatons que des rendez-vous sont régulièrement planifiés et communiqués sans qu’il y ait un accord mutuel. Ceci génère des tensions et c’est totalement inacceptable, aussi bien à l’entrée qu’à la sortie.Nous comprenons que la gestion de votre planning n’est pas toujours évidente, mais il faut que tout se passe correctement. Veuillez donc tenir compte des directives suivantes :

  1. Pour éviter des malentendus : contactez toutes les parties indiquées par l’agent immobilier.
    Peu importe s’il y a un mandat ou non.

Dans l’exemple ci-dessous, le bailleur a donné un mandat, mais il doit malgré tout être contacté.

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  1. En général, un coup de téléphone est le plus efficace. Vous pouvez également utiliser le modèle par lequel vous proposez des dates par e-mail, mais s’il n’y a pas de réaction rapide, contactez les parties concernées par téléphoneet ne planifiez pas le rendez-vous sans concertation.
    En cas de mandat, vous pourriez utiliser la formule suivante :
    Cher X, vous m’avez donné mandat pour signer l’état des lieux et donc votre présence n’est pas nécessaire. Je propose de le réaliser le XX-YY-ZZ à XXh. Sauf avis contraire, l’état des lieux aura lieu à cette date.”

  2. Notez l’état actuel dans l’extranet.
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L’agent immobilier peut suivre ceci dans son extranet et verra uniquement la “Raison”. Les remarques sont pratiques pour vous, sont également visibles pour nous et sont une source d’information importante si les parties ou l’agent nous contactent.

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Point d’attention :

L’agent immobilier veut être déchargé de tout souci pour ses états des lieux et c’est précisément notre force. Nous sommes son partenaire idéal. Certains agents passent la commande et veulent que nous nous occupions de tout. Donc s’il n’indique pas explicitement qu’il veut être contacté, ne le faites pas ! Quand vous planifiez le rendez-vous, il recevra un mail et et il a toujours la possibilité de suivre le dossier via l’extranet. Il est par contre évident que vous pouvez le contacter lorsqu’il manque des informations.